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सामान और सेवाएं खरीदना एक साधारण मामला हुआ करता था। आपको अपने शहर में एक ऐसी कंपनी मिलेगी जो आपको आवश्यक सामान या सेवाएं प्रदान करती है, और आप उन्हें खरीद लेंगे। सरल, सीधी और तेज।
हालाँकि, जैसे-जैसे कंपनियां बढ़ी हैं, व्यापार वैश्विक हो गया है और खरीदारी के अपने विभाग हैं, चीजें थोड़ी अधिक जटिल हो गई हैं। आरएफपी या प्रस्ताव के लिए अनुरोध दर्ज करें। इस विकल्प का उपयोग कुछ समय के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए किया गया है कि खरीद प्रक्रिया निष्पक्ष और ईमानदार है, लेकिन आप वास्तव में कितना जानते हैं कि वे कैसे काम करते हैं?
आरएफपी कैसे काम करता है, और आप उनका लाभ कैसे उठा सकते हैं, इसके बारे में जानने के लिए आपको जो कुछ भी जानने की जरूरत है, उसे जानने के लिए आगे पढ़ें।
आरएफपी क्या है?
एक आरएफपी या प्रस्ताव के लिए अनुरोध एक औपचारिक दस्तावेज है जिसे या तो खुली निविदा के लिए सार्वजनिक रूप से विज्ञापित किया जाता है, या आमंत्रित निविदा के लिए पूर्व-अनुमोदित विक्रेताओं को भेजा जाता है। दस्तावेज़ एक परियोजना, उत्पाद या सेवा के साथ-साथ अनुबंध की शर्तों के लिए आवश्यकताओं को निर्धारित करता है। आम तौर पर प्रस्ताव प्रस्तुत करने की एक समय सीमा होती है, और क्योंकि हर कोई एक ही समय सीमा के भीतर एक ही विनिर्देशों और कार्य के दायरे पर मूल्य निर्धारण कर रहा है, यह अपेक्षा करना उचित है कि जब आप कंपनियों से प्रस्ताव प्राप्त करेंगे तो आप सेब की तुलना सेब से करेंगे।
आरएफपी के पक्ष और विपक्ष
आरएफपी द्वारा खरीद के कई फायदे और नुकसान हैं।
प्लस साइड पर, कंपनियां यह सुनिश्चित कर सकती हैं कि उन्हें सही तुलनात्मक उद्धरण मिल रहे हैं, और यह कि सभी कंपनियों के पास उद्धरण देने से पहले सभी तथ्य हैं। RFP भी आम तौर पर कानूनी रूप से बाध्यकारी दस्तावेज़ होते हैं, इसलिए बाद में महंगे आश्चर्य की संभावना कम होती है।
नकारात्मक पक्ष पर, आपके प्रापण विभाग में भ्रष्टाचार का खतरा हमेशा बना रहता है, जिसके कारण बोली में हेराफेरी या अन्य मुद्दे होते हैं, और इस तरह कोटेशन प्राप्त करना बहुत लंबी और अधिक जटिल प्रक्रिया हो सकती है। यही कारण है कि कई कंपनियां उन्हें केवल निर्दिष्ट मूल्य से ऊपर की परियोजनाओं के लिए उपयोग करती हैं।
आरएफपी चेकलिस्ट
यदि आप अपनी कुछ या सभी खरीद प्रक्रियाओं के लिए आरएफपी का उपयोग करने पर विचार कर रहे हैं, तो आपको कई कदम उठाने होंगे:
- यदि आप RFP आमंत्रण भेजने के लिए विक्रेता सूची का उपयोग करने जा रहे हैं, तो पहला चरण विक्रेता स्क्रीनिंग होगा।
- अगला, आपको परियोजना के दायरे और विनिर्देश पर निर्णय लेने की आवश्यकता होगी।
- यदि आप कर सकते हैं, तो आरएफपी के लिए बजट मूल्य निर्धारण प्राप्त करें, ताकि आपके पास बोलियों को मापने के लिए एक मानदंड हो।
- बोली दस्तावेज़ संकलित करें, जिसमें विनिर्देश, कार्य का दायरा और अनुबंध की शर्तें शामिल हैं।
- यदि लागू हो तो वेंडर स्क्रीनिंग दस्तावेज़ों की सूची शामिल करना याद रखें। उदाहरण के लिए, परियोजना को पुरस्कृत करने के लिए आपको विशिष्ट लाइसेंसिंग, बीमा या अन्य दस्तावेज की आवश्यकता हो सकती है।
- प्रस्ताव प्रस्तुत करने की समय सीमा निर्धारित करें।
- विक्रेता के सवालों के जवाब दें।
- नियत दिन पर प्रस्ताव प्राप्त करें।
- आपको प्राप्त होने वाले प्रस्तावों की समीक्षा करें, यदि आवश्यक हो, कंपनियों और व्यक्तियों के लिए अंतर्राष्ट्रीय स्क्रीनिंग पृष्ठभूमि की जाँच सहित।
- ठेका देना।
जैसा कि आप देख सकते हैं, RFP प्रक्रिया में कई चरण हैं, लेकिन प्रक्रिया के अंत में, आपको यथोचित रूप से सुनिश्चित होना चाहिए कि आपने नौकरी के लिए सही कंपनी को काम पर रखा है, और इसका मतलब है कि भले ही RFP प्रक्रिया लंबी हो , यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपकी परियोजना अधिक सुचारू रूप से चलती है।
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