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14 4 月, 2016

征求意见稿如何运作及其在战略采购中的重要性

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购买商品和服务曾经是一个简单的事情。 你会在你的镇上找到一家提供你需要的商品或服务的公司,然后你会购买它们。 简单、不复杂、快速。

然而,随着公司的发展,业务走向全球化,采购现在有了自己的部门,事情变得有点复杂了。 输入RFP或提案请求。 这种选择已经使用了一段时间,以确保采购过程是公平和诚实的,但你对它们的运作方式真正了解多少?

请继续阅读,了解你需要知道的关于征求意见稿的工作方式,以及你如何利用它们的一切。

什么是RFP?

RFP或招标书是一份正式的文件,它要么公开发布广告进行公开招标,要么发送给预先批准的供应商进行邀请招标。 该文件规定了对项目、产品或服务的要求,以及合同条款。 通常有一个提交建议书的截止日期,由于每个人都在相同的时间框架内对相同的规格和工作范围进行定价,因此有理由期待,当你收到公司的建议书时,你会进行苹果与苹果的比较。

征求意见稿的利与弊

通过RFP采购有几个优点和缺点。

从好的方面看,公司可以确信他们得到的是真正的比较性报价,而且所有公司在报价前都有所有的事实。 征求意见稿通常也是具有法律约束力的文件,因此,以后出现昂贵的意外的可能性较小。

在消极方面,你的采购部门总是有腐败的风险,导致操纵投标或其他问题,而且以这种方式获得报价可能是一个更长、更复杂的过程。 这就是为什么许多公司只将其用于超过规定价值的项目。

征求意见稿核对表

如果你正在考虑在你的部分或全部采购过程中使用征求建议书,那么你将需要采取几个步骤:

  • 如果你要使用供应商名单来发出征求建议书的邀请,那么第一步将是供应商筛选。
  • 接下来,你将需要决定项目的范围和规格。
  • 如果可以的话,为征求意见稿获取预算价格,这样你就有一个衡量投标的标准。
  • 编制投标文件,包括规范、工作范围和合同条件。
  • 如果适用的话,记得包括一份供应商筛选文件的清单。 例如,你可能需要特定的许可证、保险或其他文件,以便授予项目。
  • 设定一个提交提案的截止日期。
  • 回答供应商的问题。
  • 在指定日期接收提案。
  • 审查你收到的提案,包括在必要时对公司和个人进行国际筛选背景调查。
  • 授予合同。

正如你所看到的,征求意见稿的过程有几个步骤,但在这个过程结束时,你应该合理地确定你已经雇用了合适的公司,这意味着即使征求意见稿的过程很漫长,但它可以确保你的项目更顺利地运行。

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