[column width=”1/1″ last=”true” title=”” title_type=”single” animation=”none” implicit=”true”]
Un tempo acquistare beni e servizi era una cosa semplice. Si trovava un’azienda nella propria città che offriva i beni o i servizi di cui si aveva bisogno e la si acquistava. Semplice, senza complicazioni e veloce.
Tuttavia, con la crescita delle aziende, la globalizzazione del business e la creazione di dipartimenti dedicati agli acquisti, le cose sono diventate un po’ più complicate. Inserire la RFP o Richiesta di proposta. Questa opzione viene utilizzata da tempo per garantire che i processi di approvvigionamento siano equi e onesti, ma quanto ne sapete davvero sul loro funzionamento?
Continuate a leggere per scoprire tutto quello che c’è da sapere su come funzionano le RFP e su come sfruttarle.
Che cos’è un RFP?
Una RFP o Request for Proposal è un documento formale che viene pubblicizzato pubblicamente per una gara d’appalto aperta, oppure inviato a fornitori pre-approvati per una gara d’appalto su invito. Il documento definisce i requisiti di un progetto, di un prodotto o di un servizio, nonché i termini del contratto. Di solito c’è una scadenza per l’invio delle proposte e, poiché tutti fissano i prezzi sulle stesse specifiche e sullo stesso ambito di lavoro, entro lo stesso lasso di tempo, è ragionevole aspettarsi un confronto tra pari quando si ricevono le proposte dalle aziende.
I pro e i contro delle RFP
L’approvvigionamento tramite gara d’appalto presenta diversi pro e contro.
Il lato positivo è che le aziende possono essere sicure di ricevere preventivi comparativi veritieri e che tutte le aziende hanno tutti gli elementi a disposizione prima di fare un preventivo. Le RFP sono inoltre generalmente documenti giuridicamente vincolanti, per cui è minore la possibilità di avere costose sorprese in seguito.
Tra gli aspetti negativi, c’è sempre il rischio di corruzione all’interno dell’ufficio acquisti, con conseguente manipolazione delle offerte o altri problemi; inoltre, ottenere preventivi in questo modo può essere un processo molto più lungo e complesso. Per questo motivo molte aziende li utilizzano solo per progetti che superano un determinato valore.
Lista di controllo RFP
Se state pensando di utilizzare le RFP per alcuni o per tutti i vostri processi di approvvigionamento, dovete seguire diversi passi:
- Se intendete utilizzare un elenco di fornitori per inviare inviti alle RFP, il primo passo sarà la selezione dei fornitori.
- Successivamente, dovrete decidere l’ambito e le specifiche del progetto.
- Se potete, ottenete un prezzo di budget per la RFP, in modo da avere un metro di paragone con cui misurare le offerte.
- Compilare il documento d’offerta, comprese le specifiche, l’ambito di lavoro e le condizioni contrattuali.
- Ricordate di includere un elenco della documentazione di screening del fornitore, se applicabile. Ad esempio, potreste aver bisogno di licenze specifiche, assicurazioni o altra documentazione per aggiudicare il progetto.
- Fissare una scadenza per la presentazione delle proposte.
- Rispondere alle domande dei fornitori.
- Ricevere le proposte il giorno stabilito.
- Esaminare le proposte ricevute, compreso, se necessario, il controllo dei precedenti internazionali di aziende e persone.
- Assegnare il contratto.
Come si può notare, il processo di RFP prevede diverse fasi, ma alla fine del processo si dovrebbe essere ragionevolmente sicuri di aver assunto la società giusta per il lavoro, il che significa che anche se il processo di RFP è lungo, può garantire che il progetto si svolga in modo più fluido.
[/column]
