[column width=»1/1″ last=»true» title=»» title_type=»single» animation=»none» implicit=»true»]
La compra de bienes y servicios solía ser un asunto sencillo. Encontrabas una empresa en tu ciudad que ofrecía los bienes o servicios que necesitabas, y los comprabas. Simple, sencillo y rápido.
Sin embargo, con el crecimiento de las empresas, la globalización de los negocios y la existencia de departamentos propios de compras, las cosas se han complicado un poco. Introduzca la RFP o solicitud de propuesta. Esta opción se utiliza desde hace tiempo para garantizar que los procesos de contratación sean justos y honestos, pero ¿cuánto sabe realmente sobre su funcionamiento?
Siga leyendo para averiguar todo lo que necesita saber sobre cómo funcionan las RFP y cómo puede sacarles partido.
¿Qué es una RFP?
Una RFP o solicitud de propuesta es un documento formal que se anuncia públicamente para una licitación abierta o se envía a proveedores preaprobados para una licitación por invitación. El documento establece los requisitos de un proyecto, producto o servicio, así como las condiciones del contrato. Suele haber una fecha límite para la presentación de propuestas y, dado que todo el mundo fija los precios en función de las mismas especificaciones y el mismo alcance del trabajo, en el mismo plazo, es razonable esperar que se comparen manzanas con manzanas cuando reciba las propuestas de las empresas.
Ventajas e inconvenientes de las RFP
La contratación mediante RFP tiene varios pros y contras.
Por el lado positivo, las empresas pueden estar seguras de que están recibiendo verdaderos presupuestos comparativos, y de que todas las empresas tienen todos los datos antes de cotizar. Además, las solicitudes de propuestas suelen ser documentos jurídicamente vinculantes, por lo que hay menos posibilidades de que surjan sorpresas costosas más adelante.
En el lado negativo, siempre existe el riesgo de corrupción en el departamento de compras, lo que puede dar lugar a manipulación de licitaciones u otros problemas, y puede ser un proceso mucho más largo y complejo obtener presupuestos de esta manera. Por eso muchas empresas sólo los utilizan para proyectos por encima de un valor determinado.
Lista de comprobación RFP
Si está pensando en utilizar las RFP para algunos o todos sus procesos de contratación, deberá seguir varios pasos:
- Si va a utilizar una lista de proveedores para enviar invitaciones a la RFP, el primer paso será la selección de proveedores.
- A continuación, tendrá que decidir el alcance y las especificaciones del proyecto.
- Si puede, obtenga un presupuesto de precios para la solicitud de propuestas, de modo que tenga una referencia para medir las ofertas.
- Elaborar el pliego de condiciones, que incluye el pliego de condiciones, el alcance de las obras y las condiciones del contrato.
- Recuerde incluir una lista de la documentación de selección de proveedores, si procede. Por ejemplo, puede necesitar licencias específicas, seguros u otra documentación para adjudicar el proyecto.
- Fije un plazo para la presentación de propuestas.
- Responder a las preguntas de los proveedores.
- Reciba las propuestas el día señalado.
- Revise las propuestas que reciba, incluida, si es necesario, la comprobación internacional de los antecedentes de empresas y particulares.
- Adjudicación del contrato.
Como puede ver, hay varios pasos en el proceso de RFP, pero al final del proceso, debería estar razonablemente seguro de que ha contratado a la empresa adecuada para el trabajo, y eso significa que aunque el proceso de RFP sea largo, puede garantizar que su proyecto se desarrolle sin problemas.
[/column]
